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Zum Schluss noch ein Tipp, den ich im Büro umgesetzt habe. Dort war ein neuer Kopierer fällig. Das musste natürlich einer sein, der auch A3 kopieren kann. Kopieren ist doch scannen und drucken, und zumindest die Druckfunktion vom Kopierer könnte man doch auch für andere Zwecke nutzen.

Das ist einfach zu bewerkstelligen. Der Kopierer muss netzwerkfähig sein und als Drucker angesprochen werden könne. Ich habe das selbst installiert, und es funktioniert. Der Grund war, dass im technischen Bereich gelegentlich A3 gebraucht wird, und auf diese Weise kann das problemlos ausgedruckt werden. Ob das auch genutzt wird? Eine gute Frage - ich weiß es nicht.

Multifunktionssysteme sind vielseitig einsetzbar und sollten in keinem Büro fehlen. Ich habe eines zu Hause und auch dafür gesorgt, dass im Büro eines als Ersatz für das Faxgerät installiert wurde. Doch auch wenn sie vieles können, auch bei Multifunktionssystemen kann man die Abläufe noch verbessern.

Ich denke da an die Faxfunktion der Multifunktionssysteme. Das funktioniert bei den Multifunktionssystemen wie beim normalen Faxgerät: Vorlage einlegen, Faxnummer eingeben, auf Start drücken - und schon wird automatisch eingescannt und verschickt. Und diese Funktion, einlegen und Faxnummer eingeben, die kann man sich in vielen Fällen sparen.

Haben Sie schon einmal bemerkt, wie oft Sie ein Dokument verschicken, das zuvor auf einem normalen Drucker oder auch auf Multifunktionssystemen ausgedruckt wurde? Da kann man kräftig rationalisieren.

Viele Schreibprogramme - und auch andere Programme - können die Dokumente nicht nur auf dem normalen Drucker, sondern auch als Faxvorlage ausgeben. Dann muss man noch die Faxnummer ergänzen, die ja meist auch in irgendeiner Datei auf dem Rechner, und sei es nur das Adressbuch, vorhanden ist. Das alles lässt sich über Multifunktionssysteme auch direkt faxen, ohne den Umweg über den Ausdruck. Und elektronische Archivierung der Dokumente ist doch auch bei Ihnen schon im Einsatz? Ich kann nur dazu raten, wenigstens E-Mail und Fax so zu archivieren.

Wenn ein Multifunktionsgerät nicht netzwerkfähig ist, dann kann es nur von einem PC aus bedient werden. Bei mir zu Hause kein Problem, im Büro aber schon. Denn da gibt es einen Server, und die PCs dienen nur als Clients. Das hat aber den Nachteil, dass ich bei meinem PC immer vom Server auf den PC wechseln muss, wenn ich scannen will. Das geht eben nur lokal, eben weil das Multifunktionsgerät nicht netzwerkfähig ist.

Solche Funktionen wie die Netzwerkfähigkeit sind angangs immer recht teuer. Aber heute sind sie so preiswert, dass mein nächstes Gerät in jedem Falle netzwerkfähig sein wird, auch das zu Hause.

Vier, manchmal auch nur drei Geräte in einem, das ist ein Multifunktionsgerät. Die vier Funktionen sind drucken, scannen, kopieren und als viertes wahlweise das Fax. Ich habe so ein Gerät bei mir zu Hause stehen, und auch im Geschäft habe ich ein solches Gerät installiert. Dort anstelle des Faxgerätes. Als das defekt war und ersetzt werden musste, habe ich veranlasst, dass da gleich ein Multifunktionsgerät angeschafft wird. Das war nur unwesentlich teurer als ein neues Faxgerät, aber es konnte auch als Drucker benutzt werden. Wenn auch nur als Ersatz, wenn der üblicherweise benutzte Farbdrucker einmal ausfällt.

Das hat sich bewährt. Nur ein kleiner Schönheitsfehler besteht. Das Multifunktionsgerät ist nicht netzwerkfähig. Das heißt, als Drucker und Scanner kann es nur von dem PC aus genutzt werden, an den es angeschlossen ist. Das ist vor allem deshalb von Nachteil, weil die PCs eigentlich nur als Clients betrieben werden. Beim Scannen heißt das dann: Benutzerebene wechseln.